카카오워크, 학교에서도 가능할까? (1) 도입과정

저는 (주) 카카오엔터프라이즈의 새로운 업무용 메신저 서비스, '카카오워크'의 교육 분야 자문단으로 활동하며
학교 내 도입과정과 주요 기능, 활용하면서 느낀 생각들을 정리하고 있습니다. (글 모아보기)

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기존에 사용하던 학교 내 협업 시스템 '학교포털'의 한계를 느낀 결정적 사건 : "코로나19"

평소 학교 내 업무에서 다양한 소통 방법을 고민하다가, 학교 내에서 사용하던 메신저의 한계를 느끼게 되었다. 그래서 2014년에 '학교포털'을 개발하여 지금까지 개선, 보급해오고 있다. 학교포털은 업무용으로 교육청에서 제공하는 업무포털 대신에 학내망 안에 설치하여 구성원간 공지사항 작성 및 업무 효율화를 목적으로 하는 프로그램이다.

학교포털

하지만 수준 높은 프로그래밍 능력이 부족하다 보니 프로그램을 지속적으로 개선하는데에 어려움을 느끼던 상황이었고, 학교포털의 한계를 체감하고 있는 상황에 코로나19로 인해 학교망을 사용하지 못하고 2월 말 갑작스럽게 재택업무에 돌입하게 되었다. EVPN을 통한 업무포털 접속으로 간단한 업무를 처리할 수는 있지만, 실시간 협업이나 전달로는 문자메시지와 밴드를 활용하게 되었다.

밴드와 메신저로 소통하는 모습

학교에서 주로 중요한 공지사항들은 문자메시지로, 파일을 전달할 때에는 밴드를 활용하게 되었다. 학생들과는 원격 소통 도구로 클래스팅을 주로 활용하게 되었다. 재택업무는 거의 한 달 정도 지속되었는데, 채팅 기능을 활용해서 부서별 회의를 하기도 하였다(읽음 기능이 있고 다른 컴퓨터에서 일부 볼 수 있어서 좋긴 했다. 하지만 파일의 저장 기한에 제한이 있었다.).

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학교로 다시 돌아오다!

재택업무를 마치게 된 4월 초부터는 학교에서 근무를 하게 되면서 기존에 사용하던 학교포털이나 학교 내 메신저를 활용하게 되었다. 두 도구 모두 학교망 안에서만 작동이 가능해서, 간혹 외부에서는 밴드나 학년 단위 카톡방 등을 활용했다. 기존 학교 내 메신저는 교실마다 설치된 내선전화와 잘 연계되어 좋긴 했지만, 휴대전화로 연락을 할 경우에 비상연락망을 찾아 전화번호를 일일히 입력하는 것이 조금 불편하긴 했다. 기존에 쓰던 도구로는 한계를 느끼던 그 때, 2020년 9월 말에 카카오에서 만든 업무용 플랫폼 '카카오워크'를 접하게 되었다.

https://www.kakaowork.com/

카카오워크는 누구나 익숙하게 활용하고 있는 '카카오톡'과 작동 방식이 유사한 업무용 메신저이다. 쉽게 보면, 연락해야 할 내부 구성원이 모두 친구목록으로 준비되어 누구나와 바로 소통할 수 있기 때문에 학교에서 활용하던 업무 처리 방식(필요한 구성원과 역할별 채팅방을 만드는 것처럼)을 그대로 활용할 수 있겠다 싶었다.

쉽고 안전하고 스마트한 카카오워크

하지만 학교에서의 제약사항도 적지 않았는데, 바로 기존 메신저와의 차별점이다. 기존 메신저가 기본 제공되는 기능으로 전 교직원+다른 학교 교사와도 소통이 바로 가능했지만 카카오워크는 조직 단위 이외의 사용자와 소통하는 기능이 현재 준비되어 있지 않다(물론 준비 중인 기능 페이지에 그룹사 연결 및 대화 기능이 개발중이라고 하지만 상대편 학교가 카카오워크를 사용해야 한다는 전제가 있겠다.). 그리고 연령대가 다양한 교사와 함께 근무하는 여건상 새로운 앱을 소개하는 데에 필요한 노력도 예상되었다.

하지만, 업무의 영역을 학교 내에서만 그치지 않고, 조금 더 새로운 방식으로 소통해보고 싶다는 생각, 그리고 결정적으로 예상하기 어려운 방역상황으로 인한 재택업무 가능성, 방학 중에도 계속된 재택업무 상황 등을 고려해 선생님들을 설득해 카카오워크를 활용해보자고 아이디어를 제시하고, 도입을 위한 준비를 차근차근히 해 보았다.

우선, 기존에 교육용으로 구축하여 활용하고 있는 G Suite for Education은 공인된 교육기관에 한해 무료로 활용할 수 있다. 다만, 구글이 취약한 분야인 인스턴트 메시징(카카오톡 같은 메신저) 서비스를 활용하기 어렵고, 숙달에도 어려운 점이 있었다. 대신에 자료를 실시간으로 수합하는 스프레드시트나 설문지 등은 이번 코로나 기간에 아주 유용하게 활용하고 있다.

G Suite for Education

또한, 카카오톡의 경우에는 일일히 친구 등록을 하거나 초대를 받아 채팅방을 구성하여야 했고, 개인 일상이 일부 오픈되어 약간 거부감이 있으신 분도 있었다. 업무용 메시지 기능 또한 일부만 가능하기 때문에 기존 메신저를 완전 대체하고 도입하기에는 한계가 있다(최근 오픈한 '톡서랍' 및 '팀채팅' 기능에서 일부 고급 기능을 제공하고 있긴 하다).

그리고 카카오워크는 메신저의 고유 기능뿐 아니라 참여하는 인원에 대한 관리 등 전적으로 학교에서 활용하는 메신저를 어느 정도 대체하는 기능을 갖추고 있으면서도 무료로도 충분히 활용 가능한 서비스라는 점이 새로운 메신저를 익혀야 한다는 부담보다 더욱 장점으로 다가왔다(멤버당 저장 공간을 중심으로 차이가 있는데, 보통 메신저로 교환되는 파일 이외에는 구글 드라이브를 주로 활용하기 때문에 큰 제약사항은 아니다).

카카오워크 요금정책

학교만의 워크스페이스 생성 및 초대 등 카카오워크 시작에 대해서는 다음 글에서 이어서 정리해 보려고 한다.