저는 (주) 카카오엔터프라이즈의 새로운 업무용 메신저 서비스, '카카오워크'의 교육 분야 자문단으로 활동하며
학교 내 도입과정과 주요 기능, 활용하면서 느낀 생각들을 정리하고 있습니다. (글 모아보기)
학교에서 카카오워크를 활용하기 위해 새 워크스페이스 만들기
앞선 글에서 카카오워크를 학교에서 활용하기 위해 다른 메신저와 비교해 보면 어느 정도 한계점도 있었지만 앞으로 지속될 수 있는 학교 밖 소통의 중요성 및 그나마 다른 메신저보다 활용이 어렵지 않다는 점을 주로 활용하게 될 선생님들께 많이 설명해 드렸다.
학교에서 카카오워크를 시작하기 위해서는 다음 가이드(카카오워크 홈페이지의 '다운로드' 페이지)를 참고하면 된다.
우선, 관리자가 앱을 다운받고, [새 워크스페이스 만들기]를 눌러 새로운 관리자 계정(kakao i 계정)을 생성하여야 한다. 관리자는 워크스페이스라는 공동의 업무 공간을 관리하는 권한이 생성된다.
새로운 업무 공간을 만들기 위해 '워크스페이스명'에는 학교 이름을 입력하면 된다. 나중에 변경할 수도 있고, 이미지 형태로 올릴 수도 있다.
워크스페이스 생성 과정에서 '복구키'도 생기는데, 잘 저장해 두어야 한다. 카카오워크는 인증받은 기기에서만 활용할 수 있는 "종단간 암호화기반 데이터 보안" 시스템을 활용하는데, 사용중인 데이터는 누구나 볼 수 없는 상태로 클라우드에 저장되고, 인증받은 기기에서만 카카오워크를 활용할 수 있었다. 그래서 기기를 인증받는 절차가 있지만 그 이후에는 여러 기기에서 동시 사용이 가능했다(카카오톡과 차이점). 새 사용자가 처음 가입한 기기 말고 다른 새 기기에서 로그인하면 관리자나 다른 인증받은 기기에서 승인을 시켜주는 과정이 있다.
카카오톡과 비슷하지만 다른 카카오워크 앱 구성
우리가 매일 쓰는 카카오톡(친구-채팅-뉴스-더보기)과 비슷한 화면으로 구성된 카카오워크의 앱 구성이다. 다만 멤버 목록에 모든 구성원이 있지 않고, 뉴스탭 대신 확장플랫폼(바로가기, Bot)이 있다는 점이 큰 차이다. 이 구성은 PC용 카카오워크 버전에서는 조금 세부적으로 되어 있는 점이 다르다(할일, Bot, 바로가기가 분리되어 있다).
멤버 목록이 있는 1탭에서는 모든 구성원이 다 나타나지는 않고, '조직도'를 선택해야 나타난다. 조직 부서 또는 특정한 사용자를 즐겨찾기해 두면 쉽게 대화를 이어갈 수 있었다. 구성원이 많은 경우에는 유용한 기능인 것 같은데, 구성원이 적다면 설정상 전체 멤버를 볼 수도 있게 한다면 좋겠다.
2탭에서는 새로운 할일을 보거나 대화중인 채팅방(ALL이라고 적힌 방은 모든 구성원이 자동으로 참여하는 기능)이 있다. 3탭의 확장플랫폼은 근태관리와 전자결재가 기본으로 나타나 있는데, 일반 학교에서는 사용할 일이 없지만 등록해 두면 근무시간 외 연락을 시도하면 메시지가 뜬다고 한다. 4탭에서는 워크스페이스 전환이나 복구키 재발급 등의 메뉴가 최근에 새로 추가되었다.
카카오워크로 구성원 초대하기
카카오워크의 [4탭 더보기]-[멤버초대]에서는 새로운 사용자를 우리 워크스페이스로 초대하는 메시지를 발송할 수 있다. 문자메시지, 카카오톡 등으로 초대 링크를 보낼 때, 활용하면 좋은 점을 간단하게 기록해서 보내드렸다.
또한, 학년 연구실마다 잠시 들러 활용방법을 간단하게 말씀드리고 주요 기능을 연습했는데, 쉽게 적응하시면서 따라오셨다. 이제 본격 활용하면 되겠다! 다음 글에서는 학교에서 활용을 중심으로 직접 써 본 카카오워크 채팅 기능을 정리해 보려고 한다.
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